Situación familiar desactualizada en el modelo 145 de IRPF
Qué es este error y por qué ocurre
La empresa calcula la retención de IRPF según los datos que tú le das en el modelo 145. Si no actualizas ese formulario cuando cambia tu situación familiar, te retiene como si estuvieras soltero o sin hijos.
El modelo 145 es el documento que entregas a la empresa para que ajuste la retención de IRPF a tu situación personal: número de hijos, estado civil, discapacidad, ascendientes a cargo, etc. La empresa usa esos datos para aplicar el porcentaje que prevé que vas a pagar en la declaración anual. Si no lo rellenas o no lo actualizas tras un nacimiento, matrimonio o cambio relevante, la retención no se ajusta a las deducciones que luego tendrás derecho a aplicar.
El error es especialmente frecuente tras el nacimiento de un hijo o al contraer matrimonio, porque el trabajador no es consciente de que debe comunicarlo expresamente. La empresa no puede saberlo si no se lo dices, y tampoco está obligada a investigarlo. El resultado: durante meses, te retienen más dinero del que te tocaría con la situación familiar actualizada.
Este error no aplica si trabajas en varios sitios a la vez (solo puedes aplicar los mínimos personales y familiares en un pagador) ni si tienes rentas de otras fuentes que obliguen a Hacienda a subir tu retención. En esos casos, la retención alta puede estar justificada, pero el modelo 145 sigue siendo necesario para que la empresa haga el cálculo correcto según tu situación principal.
Cómo detectar la situación familiar desactualizada en tu nómina
Si no has entregado el modelo 145 actualizado tras un cambio familiar (matrimonio, nacimiento de hijos, etc.), el porcentaje aplicado será SUPERIOR al que te corresponde, de modo que te retienen de más cada mes y recuperas el exceso en la declaración de la renta. La diferencia se encuentra en la línea de retención de IRPF.
Ejemplo numérico con perfil administrativo
Administrativa con salario bruto de 1680 € mensuales en 12 pagas, casada con dos hijos, que no ha comunicado su situación familiar. La empresa aplica erróneamente el tipo de soltero sin hijos (10,71 %, orientativo) en lugar del tipo para casada con dos hijos (7,85 %, orientativo). La retención de IRPF se calcula sobre el total devengado (1680 €). Las cotizaciones a Seguridad Social del trabajador suman 109,20 € (6,5 %: 4,7 % contingencias comunes + 1,55 % desempleo + 0,1 % formación + 0,15 % MEI). El error genera una retención mensual excesiva de 48,05 €, que recuperará en la declaración pero que ha adelantado innecesariamente.
| Concepto | Lo que ves (error) | Lo correcto |
|---|---|---|
| Base IRPF (devengado) | 1680,00 € | 1680,00 € |
| Tipo de retención IRPF | 10,71 % (orientativo) | 7,85 % (orientativo) |
| Retención IRPF aplicada | 179,93 € | 131,88 € |
| Cotización Seguridad Social | 109,20 € | 109,20 € |
| Líquido a percibir | 1390,87 € | 1438,92 € |
| Diferencia mensual | −48,05 € | — |
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El impacto económico depende de tu salario, el cambio en tu situación familiar y cuánto tiempo pasa hasta que lo corriges. Con el salario del ejemplo (1680 euros brutos al mes en 12 pagas, 20160 euros anuales), si tienes un hijo y no lo comunicas durante todo el año, la retención mensual puede ser entre 30 y 50 euros superior a la que te correspondería. Esto supone adelantar entre 360 y 600 euros anuales a Hacienda.
Ese dinero no se pierde: lo recuperas en la declaración de la renta del año siguiente, habitualmente entre abril y junio. Según el artículo 103 de la Ley del IRPF, la AEAT dispone de seis meses desde el fin del plazo de presentación para devolverte el exceso; si se retrasa, te abona intereses de demora. Sin embargo, durante esos meses has tenido menos liquidez disponible.
Si la situación se prolonga varios años sin actualizar el modelo 145, el adelanto acumulado puede superar los 1500 euros. Aunque Hacienda no te sanciona por declarar más de lo debido, el artículo 88 del Reglamento del IRPF prevé una infracción del 35% al 150% del importe dejado de retener si la empresa aplica una retención inferior a la legal por datos incorrectos que tú no comunicaste. En la práctica, la infracción recae sobre la empresa si actúa de forma negligente, pero tú pierdes la oportunidad de ajustar tu nómina a lo largo del año.
Qué dice la ley
El artículo 88 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) obliga al trabajador a comunicar a la empresa los datos necesarios para calcular correctamente la retención, incluyendo la situación familiar. Si no lo haces o comunicas datos falsos, puedes incurrir en una infracción grave sancionable con multa de entre el 35% y el 150% de las cantidades dejadas de retener o retener en exceso, según la gravedad. En la práctica, Hacienda no suele sancionar si el error te perjudica a ti (retienes de más), pero sí puede hacerlo si declaras hijos o cargas que no te corresponden para pagar menos IRPF.
La empresa, por su parte, está obligada a aplicar la retención según los datos que tú le proporcionas en el modelo 145, pero no tiene obligación de investigar si esos datos son ciertos o están actualizados. Si no entregas el modelo o lo entregas incompleto, la empresa aplicará el porcentaje que corresponda a la situación por defecto (soltero sin hijos), que suele ser la más alta. Por eso es tan importante que, ante cualquier cambio relevante —nacimiento, adopción, matrimonio, divorcio, hijos que dejan de ser menores o dependientes económicamente—, presentes un nuevo modelo 145 cuanto antes.
Qué hacer y en qué plazo
- Rellena el modelo 145 con tu situación familiar actual (hijos, cónyuge, discapacidad) y entrégalo a tu empresa cuanto antes.
- La empresa recalculará tu retención desde el mes siguiente. El exceso retenido hasta ahora no se recupera por nómina: lo recuperas en la declaración de la renta del año en curso.
- Si estás obligado a declarar (más de 22.000 € anuales de un pagador, o más de 15.876 € si tienes varios y el segundo te paga más de 1.500 €), presenta tu declaración en el plazo oficial (abril-junio del año siguiente) y Hacienda te devolverá el exceso. Consulta el calendario y el resultado en la web de la AEAT.
- Si no estás obligado pero te han retenido de más, puedes presentar la declaración de forma voluntaria para recuperar el dinero.
Preguntas frecuentes
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