Errores en la nómina

Retención de IRPF sobre dietas exentas en tu nómina

Este error ocurre cuando tu empresa retiene IRPF sobre dietas de manutención o kilometraje que, por ley, están exentas dentro de los límites legales. Si recibes 26,67 € por comida o 0,26 € por kilómetro y aparecen en la base de retención, estás pagando más IRPF del que te corresponde.

¿Qué significa que te retengan IRPF sobre dietas exentas?

Ocurre cuando tu empresa incluye en la base de retención de IRPF importes por dietas de manutención (hasta 26,67 € o 53,34 € diarios) o kilometraje (0,26 €/km) que, por ley, están exentos. Pagas más IRPF del debido cada mes.

El Reglamento del IRPF (art. 9, RD 439/2007) establece límites de exención para gastos de locomoción y manutención: 0,26 € por kilómetro en vehículo propio (Orden HFP/792/2023) y 26,67 € (pernocta) o 53,34 € (con pernocta) diarios por manutención en España. Estas cantidades no deben formar parte de la base sobre la que se calcula la retención de IRPF.

Sin embargo, algunos sistemas de nómina suman por defecto todas las partidas —incluidas dietas y kilometraje— al bruto total antes de aplicar el porcentaje de retención. El resultado: pagas IRPF sobre ingresos que la norma considera exentos, elevando tu retención mensual y reduciendo tu salario neto sin motivo legal.

Este exceso de retención se recupera en la declaración de la renta del año siguiente, pero supone una pérdida de liquidez inmediata. Además, si no declaras (umbral de 22.000 € con un pagador, según art. 96 LIRPF), nunca recuperarás ese dinero. La solución pasa por corregir el cálculo en nómina hacia adelante, aplicando la retención únicamente sobre salario y complementos salariales, nunca sobre compensaciones exentas.

Cómo detectarlo en tu nómina

Revisa si las dietas de manutención o el kilometraje aparecen sumados en la casilla «Base de retención IRPF» o integrados en «Percepciones sujetas a retención». Si las cantidades están dentro de los límites exentos (26,67 € por comida sin pernocta, 0,26 € por km), no deberían computar. El exceso retenido lo recuperarás íntegramente al presentar la declaración de la Renta; si no estás obligado a declarar, puedes presentar declaración voluntaria para que Hacienda te devuelva el exceso.

Ejemplo: dependienta con dietas por desplazamientos

Dependienta de comercio, 1.320 € brutos mensuales, 38 h/semana. En febrero realiza 150 km para trasladar mercancía (150 × 0,26 = 39 €) y recibe una dieta de comida de 25 €. Total dietas exentas: 64 €. La empresa suma los 64 € al salario para calcular la retención IRPF. Base errónea: 1.320 + 64 = 1.384 €. Retención al 8 % (tipo orientativo): 110,72 € en lugar de los 105,60 € correctos (8 % de 1.320). Diferencia: 5,12 € de más ese mes. Si se repite, acumulas 61,44 € al año en exceso de retención. Aunque lo recuperarás en la declaración de la Renta, conviene corregir el tipo en nómina cuanto antes para evitar adelantar liquidez a Hacienda.

ConceptoLo que ves (error)Lo correcto
Salario base1.320,00 €1.320,00 €
Dietas exentas (km + manutención)64,00 € (sumadas a base)64,00 € (excluidas de base)
Base retención IRPF1.384,00 €1.320,00 €
Retención IRPF (8 % orientativo)110,72 €105,60 €
¿Te está pasando a ti?

Sube tu nómina y comprobamos en segundos si tienes este error.

Sube tu nómina y compruébalo →

Cuánto dinero supone

Si tu empresa retiene IRPF sobre dietas exentas, pagas más impuesto cada mes del que te corresponde. El importe depende de tu tipo de retención y de la cuantía de las dietas incluidas indebidamente en la base.

Ejemplo: recibes 26,67 euros de dieta por comida dos días a la semana (ocho días al mes) y tu empresa los incluye en la base de retención. Con un tipo del 8 por ciento, eso supone diecisiete euros de más retenidos al mes (doscientos cuatro euros al año). Ese exceso lo recuperarás en la declaración de la renta, pero hasta entonces has financiado a la AEAT con tu dinero.

Si la empresa corrige la retención a mitad de año, el exceso acumulado hasta la corrección (por ejemplo, ciento dos euros en seis meses) se compensa con menor retención en las nóminas siguientes, y el resto lo recuperas vía declaración. Si no hay corrección en nómina, la totalidad se recupera en la declaración de la renta del año siguiente.

Además, si superaste el umbral de obligación de declarar (veintidós mil euros de un solo pagador o quince mil ochocientos setenta y seis euros de varios) por haber incluido esas dietas exentas en la base, habrás estado obligado a declarar sin necesidad real.

💶 Cuantía estimada: Con el salario del ejemplo (mil trescientos veinte euros brutos al mes) y ocho dietas de veintiséis con sesenta y siete euros al mes indebidamente gravadas, el exceso de retención puede oscilar entre once y diecinueve euros mensuales (entre ciento treinta y dos y doscientos veintiocho euros anuales), según el tipo de retención aplicado. Consulta tu nómina para calcular tu caso concreto.

Qué dice la ley

El artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) establece que las dietas y asignaciones para gastos de locomoción están exentas de tributación dentro de unos límites cuantitativos precisos.

Manutención en territorio español: exentas hasta 26,67 € por día cuando el desplazamiento no exige pernoctar, y hasta 53,34 € por día cuando sí lo requiere. Estas cantidades no forman parte de la base de retención de IRPF y, por tanto, no deben aparecer en el cálculo del tipo de retención aplicado a tu nómina.

Kilometraje: según la Orden HFP/792/2023, el límite exento por el uso de vehículo propio del trabajador es de 0,26 € por kilómetro recorrido para desplazamientos profesionales debidamente justificados. Dicho importe tampoco debe integrarse en la base sujeta a retención.

Requisitos para la exención: la empresa debe conservar documentación que acredite la realidad del desplazamiento (fecha, destino, motivo profesional, kilómetros o días) y que los importes abonados no superan los límites legales. Si esa documentación falta o los importes exceden los umbrales, la totalidad se convierte en retribución ordinaria sujeta a IRPF.

📖 Art. 9 Reglamento IRPF (RD 439/2007): exención de dietas y gastos de locomoción dentro de límites cuantitativos📖 Orden HFP/792/2023: fija en 0,26 €/km el límite exento para vehículo propio del trabajador📖 Límites legales España (2026): manutención sin pernocta 26,67 €/día; con pernocta 53,34 €/día; kilometraje 0,26 €/km

Qué hacer y en qué plazo

  1. Solicita a tu empresa copia de tu nómina mensual y de tu certificado de retenciones anual (modelo 190). Compara el apartado de dietas o kilometraje con las bases de retención y cotización para identificar si el importe exento está indebidamente sumado.
  2. Presenta reclamación por escrito a tu empresa (registro de entrada, burofax o correo certificado) explicando que las dietas de manutención dentro del límite de 26,67 € por día (o 53,34 € con pernocta) y el kilometraje a 0,26 €/km están exentos de IRPF según el art. 9 del Reglamento IRPF (RD 439/2007) y la Orden HFP/792/2023, y no deben incluirse en la base de retención. Adjunta copia de las nóminas afectadas y el cálculo del exceso retenido.
  3. Si la empresa acepta el error, debe corregir hacia adelante la retención en las nóminas siguientes y emitir un complementario de retenciones (modelo 190) para que puedas recuperar lo retenido en exceso en tu declaración de la renta. La AEAT debe devolver el exceso en un plazo de 6 meses desde el fin del plazo de presentación (o desde la fecha de presentación si es fuera de plazo); superado ese plazo, abonará intereses de demora (art. 103 LIRPF, Ley 35/2006).
  4. Si la empresa no responde o rechaza la corrección, presenta papeleta de conciliación ante el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) dentro del plazo de prescripción de un año desde que la cantidad debió pagarse (art. 59.2 del Estatuto de los Trabajadores, RDL 2/2015). La presentación de la papeleta interrumpe dicho plazo. Si no hay acuerdo, demanda ante el Juzgado de lo Social para exigir la corrección de retenciones y, en su caso, la diferencia líquida adeudada.
⏱️ Plazo: Un año desde que se cobró cada nómina afectada (art. 59.2 Estatuto de los Trabajadores). La presentación de reclamación extrajudicial fehaciente, papeleta de conciliación o demanda interrumpe la prescripción. Para recuperar el IRPF retenido en exceso, tienes hasta cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración de la renta correspondiente (art. 66 LGT).

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dinero pierdo realmente cada mes por este error?
Con el ejemplo de esta página (dependienta con 1.320 € brutos/mes que recibe 26,67 € de dieta por comida y un tipo de retención del 8 %), el exceso de retención es de 2,13 € al mes (26,67 € × 8 % = 2,13 €), lo que suma 25,60 € al año. Si además recibes compensación por kilometraje exento (por ejemplo, 0,26 €/km × 100 km = 26 €) y también se retiene sobre esa cantidad, añadirías otros 2,08 €/mes (26 € × 8 %), elevando el exceso anual a unos 50 € aproximadamente. El importe exacto depende de tu tipo de retención y de la cuantía de dietas que te paguen.
¿Cómo recupero el IRPF retenido de más?
Primero, reclama a tu empresa que corrija el error y ajuste las retenciones hacia adelante en las nóminas restantes del año. Una vez realizada esa corrección (o si la empresa no puede o no quiere ajustar), recuperarás el exceso definitivamente en tu declaración de la renta del ejercicio correspondiente: la AEAT comparará lo retenido con lo que realmente debías pagar y te devolverá la diferencia. Según el art. 103 LIRPF, la Agencia Tributaria dispone de 6 meses desde el fin del plazo de presentación (o desde tu presentación si es fuera de plazo) para devolverte el importe; superado ese plazo sin devolución, te abonarán intereses de demora. Esta vía de devolución NO pasa por el procedimiento de reclamación de cantidades del art. 59.2 ET (que tiene plazo de 1 año), porque el IRPF retenido ya fue ingresado a Hacienda y solo la declaración de la renta puede ajustarlo.
Mi empresa dice que «el programa de nóminas lo hace así automáticamente». ¿Es excusa válida?
No. Aunque el software calcule mal, la responsabilidad legal de retener correctamente recae en la empresa (art. 9 Reglamento IRPF, RD 439/2007). El programa es una herramienta; si está mal configurado —por ejemplo, si suma las dietas o el kilometraje exento al total devengado antes de aplicar la retención—, la empresa debe corregir la parametrización o introducir manualmente el ajuste. Además, la AEAT puede sancionar a la empresa por ingresar retenciones superiores a las debidas (art. 206 LGT). Solicita por escrito la corrección y, si se niega, presenta denuncia en Inspección de Trabajo (LISOS, art. 7.5: infracción grave, sanción de 751 € a 7.500 € según art. 40.1 LISOS).
¿Debo justificar las dietas o el kilometraje para que estén exentos?
Sí. Para que la dieta de 26,67 €/día (o 53,34 € con pernocta) quede exenta de IRPF, debes justificar documentalmente el desplazamiento (motivo, destino, fecha) y que no se trata de tu lugar habitual de trabajo. Para el kilometraje (0,26 €/km según Orden HFP/792/2023), necesitas justificar los kilómetros recorridos (hoja de ruta, tickets de peaje, etc.) y el carácter profesional del desplazamiento. Sin justificación suficiente, la AEAT puede considerar esas cantidades como retribución en especie sujeta a retención. Guarda toda la documentación al menos 4 años (plazo de prescripción de las cotizaciones, art. 24 LGSS; el IRPF prescribe también a los 4 años según art. 66 LGT).

Sigue informándote

Otros errores frecuentes
Retención de IRPF por debajo del mínimo en contratos temporales →Situación familiar desactualizada en el modelo 145 de IRPF →
Conceptos relacionados
dietas →kilometraje →retencion irpf →
¿Te está pasando a ti?

Sube tu nómina y comprobamos en segundos si tienes este error.

Sube tu nómina y compruébalo →